Contexte

Ce document, édité par le CGAP (Groupe Consultatif d’Assistance aux Plus Pauvres), a été élaboré suite au principal constat suivant : beaucoup d’IMF (Institutions de Microfinance) sont créées par des organisations à but non lucratif qui ne disposent pas de connaissances approfondies sur les questions financières mais qui se trouvent confrontées à la nécessité d’améliorer les systèmes de gestion de l’information suite à la croissance de leurs activités. Mais, cette volonté bute souvent sur la multiplicité des choix et la mise en place des logiciels standards et par les avantages et inconvénients liés aux logiciels spécifiquement conçus selon les besoins d’une IMF.

Ce guide pratique est le tout premier qui a été édité dans la série d’ouvrages « Outils techniques » du CGAP.

Apport

Le document vise à servir de guide aux IMF désireuses de se doter d’un système d’information et de gestion (SIG) adapté à leurs opérations : il contient l’essentiel des informations de base dont tous les échelons et personnes intéressés par le système d’information de gestion d’une IMF peuvent avoir besoin au niveau de la conception, de l’évaluation des besoins, du choix du système adopté, de la mise en place, de l’utilisation et de l’évaluation.

Bien qu’édité qu’il y plus de dix ans, le document reste d’actualité pour l’essentiel de son contenu : les modèles de rapports présentés (à partir de la page 154 et jusqu’à la fin) peuvent être facilement adaptés pour les besoins de gestion de beaucoup d’IMF. Seule la partie dédiée aux logiciels de systèmes d’informations commercialisés en 1998 n’est plus d’actualité (pages 139 à 154).

Le document est conçu de telle manière qu’il n’est pas nécessaire de le lire d’un seul trait pour pouvoir se l’approprier et l’utiliser : les personnes impliquées dans la gestion des systèmes d’information peuvent directement accéder aux chapitres correspondant à leurs besoins.

Contenu

 Le premier chapitre traite de l’importance de l’information dans la gestion financière d’une IMF : définition de l’information, raisons de sa diversité, rôle du système d’information de gestion et des facteurs explicatifs des difficultés de gestion de l’information. Une annexe sur la présentation générale des logiciels et des technologies des systèmes d’information de gestion est attachée à ce chapitre.

 Le deuxième chapitre porte sur le système de comptabilité dans les IMF : éléments d’un système de comptabilité qui influent sur la conception et l’utilisation d’un système d’information de gestion ; concepts fondamentaux de la comptabilité de caisse, de la comptabilité d’engagement et de la comptabilité par origine des fonds. Il donne un exemple de plan comptable pour une institution de microfinance avec une description détaillée des comptes dans l’annexe accompagnée par un plan comptable inspiré de celui de la BCEAO (Banque des Etats de l’Afrique de l’Ouest) pour les IMF.

 Le troisième chapitre est consacré à l’établissement des rapports de gestion dans les IMF : conseils sur la façon de concevoir des rapports aussi utiles que possibles recommandations sur les types de rapports les mieux adaptés aux IMF en décrivant le contenu et le mode de présentation. Ce chapitre est accompagné de différents modèles insérés dans un encart à la fin du document.

 Le quatrième chapitre porte sur les indicateurs de suivi de gestion d’une IMF. Il présente une sélection des indicateurs les plus importants pour les IMF, explique comment les calculer et fournit certains conseils essentiels pour leur interprétation. L’annexe accompagnant ce chapitre donne la liste de quelques études de qualité portant sur la gestion financière des IMF.

 Enfin, le cinquième chapitre décrit les différentes étapes de l’élaboration et de la mise en place d’un système d’information de gestion. Il examine les quatre phases : conceptualisation, évaluation et conception, programmation et installation, et maintenance. L’annexe de ce chapitre donne la liste des logiciels qui étaient les plus utilisés par les IMF dans les 90.