Contexte

Ce guide fait partie de toute une série de guides, manuels et outils mise au point dans le cadre de l’élaboration d’un vaste programme de formation des élus, teechniciens et bénévolaes impliqués dnas la gestion des CVECA.

Apport

Le guide décrit les étapes du contrôle inopiné des caisses effectué par les animateurs ou les cadres financiers des réseaux. Le contrôle inopiné est complémentaire des contrôles ordinaires. Ces derniers se faisant de façon régulière, le risque est que des responsables indélicats profitent de l’intervalle entre deux contrôles pour appliquer de façon incorrecte les procédures ou faire des malversations.

Le contrôle inopiné doit avoir lieu les jours d’ouverture de la caisse (pour pouvoir notamment faire le billetage et pouvoir observer les opérations dans la caisse). Les responsables ne doivent pas être avertis du contrôle. Son contenu n’a pas le caractère exhaustif du contrôle ordinaire. Il doit être fait intégralement dans la journée. Les contrôles inopinés sont normalement réalisés par les animateurs, mais le cadre financier peut aussi en faire au besoin, notamment en cas de doutes sur les responsables de la caisse. Comme pour les contrôles ordinaires, l’animateur doit utiliser au maximum ce contrôle pour faire de la formation continue auprès des caissiers, contrôleurs et membres du comité de gestion.

Contenu

Les différentes étapes du contrôle décrites dans ce guide sont :

 La vérification de la présence de tous les documents
 Le suivi des recommandations
 La vérification des journaux et de l’encaisse
 Le contrôle des écritures des bordereaux -> journal
 Le contrôle par échantillonnage des opérations
 Le contrôle par échantillonnage de livrets d’adhérents
 La situation des impayés
 La transformation des DAT et PE en DAV
 La vérification des opérations diverses
 La vérification du travail du contrôleur (si caisse avec contrôleur)
 La vérification du respect du RI de la caisse et de l’association
 La correction des erreurs constatées
 Le compte rendu au CG et recommandations
 Le compte rendu