Processus

Définition et objectifs

Chaque mission sur le terrain est l’occasion pour les acteurs d’un riche gain d’expérience « contextuée » : succès et erreurs, résolutions de problèmes, mises en œuvre spécifiques et locales de pratiques. L’enquête de terrain auprès des acteurs révèle un très fort besoin de pouvoir formaliser, « capitaliser » ce patrimoine d’expériences, de manière à ce qu’il soit effectivement mobilisable pour les nouveaux projets.

Un processus est un point d’entrée unique vers l’ensemble des ressources utiles dans les projets répondant au besoin d’accéder à des :

• documents projets capitalisés
• documents de recherche
• bonnes pratiques, outils et manuels
• modèles de documents
• personnes ressources (expertises)

Il vous offrira la possibilité de :

• Découvrir et faire découvrir l’ensemble des ressources partagées par les membres du réseau
• Trouver les ressources utiles quand vous en avez besoin, grâce à des fonctions de recherche adaptées. La mise en relation des documents, des projets et des personnes facilitant le repérage de la connaissance utile qu’elle soit formalisée ou non
• Commenter les ressources que vous utilisez
• Proposer au webmaster de nouveaux contenus à la publication

Méthodologie d’élaboration

La mise en place des « processus métier » s’est appuyée sur la méthode KALAM® (Knowledge And Learning in Action Mapping) créée par Jean-Yves Prax, fondateur et président de POLIA Consulting. Cette méthode consiste à « cartographier les connaissances et compétences utiles à l’exécution des tâches d’un processus critique de l’entreprise ». On peut définir un processus comme « enchaînement de tâches, initié par un événement déclencheur, possédant des boucles et des tests conditionnels et visant à la production d’un état ou d’un produit final. Le processus est transverse aux structures et aux fonctions de l’entreprise ». [1]

Ses étapes sont les suivantes :

• Etape 1 : Description du processus
  Formalisation en groupe d’un logigramme retraçant l’ensemble des tâches du processus étudié, les acteurs impliqués, et leurs intéractions (consultation, validation,...).

Vue partielle du processus microfinance :

Kalam Microfinance

• Etape 2 : Analyse de la criticité et de la vulnérabilité des activités
  On entend par criticité le niveau de gravité / de sévérité de l’impact en cas de défaillance dans l’exécution de la tâche (retard, défaut, pénalité financière, blocage du projet etc.). La vulnérabilité est une appréciation de la probabilité de perte d’une connaissance / compétences indispensable à la bonne exécution de la tâche. Il peut s’agir par exemple d’une vulnérabilité liée à des savoir-faire détenus par des experts isolés proches de la retraite. L’analyse croisée de ces deux indicateurs révèle les tâches les plus « risquées », donc les priorités d’actions.

• Etape 3 : Analyse des flux d’informations
  Pour chaque tâche, on identifie le flux de dossier et les informations entrantes et sortantes (données, validations, documents, méthodes, outils, personnes ressources, etc.).

• Etape 4 : Indexation et classification
  Après avoir identifié les ressources nécessaires par tâche, il faut les localiser et les indexer.

• Etape 5 : Construction d’une base documentaire
  Les ressources indexées sont rendues accessibles via une base documentaire. Des droits et règles d’accès garantissent la protection des données.

Outils spécifiques

Par l’approche processus, UNGANA, et c’est une de ses grandes spécificités, offre une entrée transversale unique aux savoirs faire. Il a d’autre part développé des outils spécifiques au management des connaissances :

• un référentiel documentaire (documents de référence et documents complémentaires) ;
• une fonction de veille stratégique et technologique (ressources externes) ;
• un réseau d’expertises ;